Poza stroną zawodową życia istnieje również ta prywatna. Z zasady nie powinno się łączyć jednej z drugą, lecz w praktyce może być to trudne. Co w momencie otrzymania prezentu w sferze biznesowej? Jak zachować się podczas spotkania dwóch firm – mojej i partnera? Zasady prawa i odpowiedniego postępowania w kontekście zawodowym mogą mieszać się ze życiem osobistym. Takie zachowanie z kolei narażone jest na zarzut korupcji. To ona stanowi niebezpieczeństwo zarówno jeśli chodzi o dawanie prezentów, jak i „konflikt interesów”. Tutaj z pomocą przychodzą jasne zasady, konkretne wytyczne odnośnie polityki prezentów i konfliktu interesów. Jej celem jest właśnie zapobieganie korupcji.

Często jesteśmy rozdarci między tym, czy przyjąć prezent, czy nie. Jakiej granicy finansowej taki upominek nie powinien przekroczyć? W jakich sytuacjach podarunek jest po prostu gestem uprzejmości, a kiedy narusza granice na tle etycznym? Polityka prezentów jasno określa zasady wręczania i przyjmowania podarunków.

Polityka prezentów

Normy, jakich nie powinniśmy przekraczać w tej kwestii wyznacza polityka w zakresie zasad wręczania i przyjmowania prezentów przez pracowników. Jest ona indywidualnie ustalana dla każdej firmy. Zezwala się na prezenty, by wyrazić swoją wdzięczność np. za rozwijanie stosunków biznesowych, jednak niedopuszczalne jest ich dawanie w celu rozpoczęcia takich stosunków. Prezenty w tym przypadku nie mogą być argumentem, by je nawiązać. Słowem, mamy zgodę na wzajemne obdarowywanie się, gdy prowadzimy interesy już z daną firmą, ale nie należy tego robić w momencie, kiedy nie rozpoczęliśmy jeszcze współpracy. Ważne więc są okoliczności w jakich czynimy ten akt grzeczności. Ma to służyć jedynie umacnianiu stosunków, które już istnieją. W innym przypadku pracownik może zostać posądzony o niewłaściwe prowadzenie interesów.

Różnego rodzaju upominki mogą ułatwić budowanie relacji biznesowych. Warto jednak wystrzegać się skutków niepożądanych, które mogą być ocenione jako łapówka lub przyczynić się do zniszczenia lub osłabienia renomy firmy i źle wpłynąć na jej wizerunek. Jako prezent rozumie się korzyści, za które wręczający/przyjmujący nie płaci, czyli różnego rodzaju dobra materialne mające wartość pieniężną. Jest to prezent wręczany bezpłatnie i dobrowolnie, by budować relacje społeczne. Zachowania mające charakter korupcyjny skutkują odpowiedzialnością karną dla samej spółki, jak również osób, które przestępstwa się dopuszczają. Za takie czyny grozi kara pozbawienia wolności lub grzywny.

Każda firma ma własną politykę prywatności i określoną w niej granicę finansową, do której otrzymany prezent jest akceptowalny. Podstawową zasadą takiej polityki jest działanie w sposób uczciwy. Dopuszczalne jest bez zgody przełożonych przyjmowanie przez pracowników prezentów, których wartość nie przekracza danej kwoty. Pracownik przykładowej firmy z branży produktów biurowych może przyjąć i zachować prezenty o wartości poniżej 100 dolarów amerykańskich („wartość progowa”). W jednym z banków z kolei granica ta wynosi 250 zł, natomiast polityka spółki zajmującej się asortymentem technicznym mówi, że jest to 200 zł. Z kolei polityka jednej z największych firm w sektorze gospodarki odpadami w Polsce zakłada, że „za ogólną zasadę przyjmuje się, że prezenty proporcjonalne to takie, które mają racjonalną wartość, przez co rozumie się prezenty, których kwota nie przekracza 150 euro lub odpowiedniej waluty”. Przemysław Olszewski niezależny konsultant w dziedzinie compliance twierdzi, że w praktyce wzmożony okres wręczania prezentów to koniec roku. W tym czasie najczęściej pracownicy firm współpracujących wymieniają się kalendarzami notesami lub słodyczami. Są to bardzo często materiały reklamowe promujące markę i mogą być przez osobę obdarowaną używane lub skonsumowane w pracy.

Konflikt interesów

Poprzez prezenty i skromne podarunki możliwe jest rozwijanie przyjaznych relacji i sygnalizowanie dobrej woli, lecz z drugiej strony komplikują one przyjęcie obiektywizmu w swojej postawie wobec osoby, od której dostajemy upominek. Może to tworzyć „konflikt interesów”. Czym jest dokładnie jest owy konflikt interesów? Dziennik Ustaw Rzeczpospolitej Polskiej, a dokładnie rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie trybu i warunków postępowania firm inwestycyjnych, banków, o których mowa w art. 70 ust. 2 ustawy o obrocie instrumentami finansowymi, oraz banków powierniczych opisuje go jako „znane firmie inwestycyjnej okoliczności mogące doprowadzić do powstania sprzeczności między interesem firmy inwestycyjnej, osoby powiązanej z firmą inwestycyjną i obowiązkiem działania przez tę firmę inwestycyjną w sposób rzetelny, z uwzględnieniem najlepiej pojętego interesu klienta tej firmy inwestycyjnej, jak również znane firmie inwestycyjnej okoliczności mogące doprowadzić do powstania sprzeczności między interesami kilku klientów tej firmy inwestycyjnej”. Konflikt interesów jest zjawiskiem funkcjonującym od bardzo dawna, a wspomnienie o nim możemy znaleźć nawet w starorzymskich paremiach prawniczych, np. „Nemo iudex in causa sua – nikt nie może być sędzią we własnej sprawie”.

Mówiąc o konflikcie interesów chodzi o swego rodzaju „podwójną lojalność”. Z jednej strony normalne jest, że każdy człowiek odczuwa potrzebę zaspokojenia swoich potrzeb na tle materialnym, jak i psychicznym. Z drugiej strony zaś osoby, które pracują w sektorze publicznym lub konkretnej firmie – powinny kierować się dobrem i interesem publicznym lub konkretnej spółki. Taki konflikt może mieć związek z różnymi aspektami życia i sytuacjami. Szalenie istotna jest tutaj etyka działania.

Więzi łączą nas z naszą rodziną, przyjaciółmi, znajomymi, partnerami. Ich intensywność jest różna, jednak nie zmienia to faktu, że istnieją. Mogą mieć charakter społeczny, rodzinny, polityczny, religijny, hobbystyczny, etc. Często należenie do tej samej grupy wiąże się z odczuwaniem solidarności, sympatii. Osoby takie wzajemnie na siebie wpływają, jednak nasze interesy, zarówno rodzinne, osobiste, jak i grupowe nie powinny brać góry nad dobrem firmy w sytuacjach biznesowych i mieć na nie jakikolwiek wpływ. Gdy przebieg jakiegoś postępowania zawodowego może oddziaływać na nasze interesy osobiste – wtedy możemy określać to jako konflikt interesów w zakresie życia prywatnego i tego związanego z pracą.

By chronić dobro zarówno danej firmy, jak i jej klientów – stosuje się szereg działań mających służyć przeciwdziałaniu konfliktom interesów. Są to między innymi: różnego rodzaju regulacje wewnętrzne, nadzór nad działaniami pracowników, a także zatrudnianie odpowiednio wykwalifikowanych osób. W momencie, gdy dana firma nie może przeciwdziałać konfliktom interesów w sposób skuteczny – informuje o tym klienta, a tym samym umożliwia mu podjęcie świadomej decyzji w kontekście usług.

W polityce prezentów i konflikcie interesów szalenie istotna jest racjonalność, lojalność i transparentność. Jest wiele sytuacji, gdy przepisy prawa nie określają szczegółowych wytycznych odnośnie właściwego postępowania. Tworzą je wtedy jedynie wewnętrzne kodeksy postępowania obowiązujące w firmie . Takie procedury mają na celu u standaryzowanie zachowań wszystkich pracowników często niezależnie od ich wychowania czy wyuczonych społecznych zwyczajów. Wszystko po to aby każde podejmowane działanie przez pracowników firmy byłą legalne i zgodne z zasadami uczciwej konkurencji. Reasumując spółka, która wdrożyła system compliance działa w zgodzie z prawem oraz z korzyścią dla klientów oraz całego otoczenia biznesowego.