Dziś kiedy świat jest sparaliżowany pandemią SARS-CoV-2 (COVID-19) i wszyscy zamieramy w bezruchu, zastanawiając się, co będzie dalej, ale jest jednak pewna grupa przedsiębiorców, która mimo trudności pracuje dalej.

Mówiąc o tych, którzy pracują nadal mam na myśli w szczególności tych, których branże musiały zawiesić lub mocno ograniczyć działalność. Ktoś może zapytać, a jak oni to robią? Po prostu, dostosowali się do nowych realiów. W jaki sposób? Możliwe, że nie mieli wcześniej żadnego planu, a działania podjęli intuicyjnie i podejmują kolejne decyzje bez czasu na refleksje. Oczywiście trzymam za nich wszystkich kciuki, ale wiem też, że takie działania mogą być dość chaotyczne, widać to nawet w przypadku podmiotów publicznych. Każdy z doświadczonych ekspertów zajmujący się zarządzaniem kryzysowym zauważy, że pomimo, iż większość decyzji wydaje się słuszna, to dostrzega się też często brak koordynacji i wcześniejszej analizy sytuacji. Ostatnio często słyszy się w środkach masowego przekazu wyjaśnienia: „uczymy się na błędach innych, dlatego działamy z wyprzedzeniem”.

Dziś walka z wirusem przypomina trochę turniej szachowy z arcymistrzem, a ponieważ siedzimy na końcu widzimy, które z ruchów naszych kolegów były błędne. Niestety nie wiemy, czy inne działania są na tyle dobre, że doprowadzą nas do zwycięstwa. Zastanówmy się jednak nad tym, co byśmy zrobili, gdybyśmy mogli przewidzieć to, że za rok weźmiemy udział w turnieju szachowym? Na pewno chcąc wygrać, nauczylibyśmy się jakieś znanej strategii po to, by podczas konfrontacji z arcymistrzem w kilku ruchach opanować środek szachownicy, a w kolejnym kroku może nawet zdobyć przewagę zbijając kilka figur przeciwnika.

Czy nie można było tego przewidzieć? 102 lata temu 1/3 ludności świata umarła na skutek pandemii wirusa grypy AH1N1. Choroba przenosiła się między kontynentami i tylko Australia w wyniku szybkiej izolacji zapobiegła atakowi wirusa w czasie fali najsilniejszej mutacji.  Co więc przeszkodziło nam założyć, że to może się powtórzyć? Tak samo nie powinniśmy zakładać, że powódź z 1997 roku już nigdy się nie powtórzy albo to, że fale upałów z 2019 r. nie zagrożą nam w tym lub przyszłym roku.

Ludzkości w byciu przezornym przeszkadza zbyt duża ufność w to, że jesteśmy niezwyciężeni, że nasz gatunek panuje nad wszystkim i nic nam nie grozi. To, że codziennie nie jesteśmy okradani przez kieszonkowców, nie oznacza przecież, że nie powinniśmy być czujni i zawsze pilnować swojego portfela.

Jeśli do dziś myślałaś lub myślałeś, że w rzeczywiści wirus był nieprzewidywalny to możliwe, że termin „Plan Ciągłości Działania” nie był Ci znany. Co to znaczy – plan ciągłości działania? To posiadanie ustalonych i jasno opisanych kroków, które będziesz podejmować w momencie kiedy wystąpi zaskakujące Ciebie zdarzenie.

Najtrudniejsze w stworzeniu takiego planu jest przewidzenie zdarzeń, które mogą nastąpić, a także zidentyfikowanie zasobów kluczowych bez których nie możesz działać, np. samochód służbowy albo dostęp do Internetu.

Oczywiście te plany są bardzo rozbudowane, opisują wszystko w krokach. Często przygotowane są całe scenariusze działań awaryjnych, w których wyznaczone są osoby do koordynacji. Budując plany, poświęcamy sporo czasu na oszacowanie strat, więc już pierwszego dnia katastrofy wiemy, ile będzie nas to kosztowało. Wiemy, ile czasu możemy poświęcić na zawieszenie działań operacyjnych, ale wiemy też, jak szybko musimy się „przebudzić” i ile zasobów będziemy mogli uruchomić w krótkim czasie po wystąpieniu sytuacji kryzysowej.

Mając taki plan, mogę wcześniej pomyśleć, co powonieniem kupić na zapas, których pracowników muszę mieć gotowych do pracy w ciągu paru godzin, a których nie itd. Gdzie zorganizuję lokalizację zapasową, jeśli pojawi się taka potrzeba oraz w ciągu jakiego czasu będę musiał przywrócić pełną funkcjonalność zakładu.

Spójrzmy, czy taki plan potrzebny jest firmie informatycznej, przecież możemy powiedzieć, że świetnie sobie radzi i COVID-19 nie zaraża komputerów. Tylko, że taka firma świadczącą np. usługi online może okazać się szalupą ratunkową dla „pasażerów Tytanica”, mała łódką, na którą w ciągu jednej chwili wsiądzie kilka tysięcy rozbitków. Dla niej może to być sytuacja kryzysowa. Ci wszyscy, którzy nagle zaczną korzystać z jej usług mogą doprowadzić do całkowitej blokady systemu, a w efekcie utraty reputacji i może nawet ważnych kontraktów. Pamiętajmy, że czasami kryzys właśnie może przejawiać się nadmiarem zamówień, czy wzrostem eksploatacji zasobów, co zwiększy drastycznie koszty lub opróżni błyskawicznie nasze magazyny albo zasoby informatyczne.

Jeśli już stworzymy plan ciągłości działania, to powinniśmy go również okresowo testować, sprawdzając, czy w hipotetycznych przypadkach będziemy mogli go wdrożyć. Pamiętając, że w zasadzie każdy scenariusz jest możliwy. Aby to sobie uświadomić, mogę podać prosty przykład. Jeden z moich klientów miał sieć sklepów. Podczas testu założyliśmy, że na galerię w centrum miasta spada samolot. Wielka tragedia dotyka również jego sklep oraz pracowników. Ten scenariusz dziś częściowo się sprawdził. Zamknięcie galerii handlowych nie wywołała u niego paniki. Po prostu wdrożył działania, które miał zaplanowane na sytuację, w której galeria zostaje zniszczona. Plan przewidywał śmierć jego pracowników i utratę towaru, co w obecnej sytuacji nie miało miejsca, wiec można powiedzieć, że przygotowany był na o wiele bardziej dotkliwe straty.

Ważne jest aby testy były przeprowadzone rzetelnie i aby każdą sytuacje możliwie najdokładniej opisać lub nawet w miarę możliwości odegrać.

Podsumowując – często plany ciągłości działania leżą latami na półkach, dyskach sieciowych i tylko co jakiś czas są testowane oraz sprawdzane narzędzia i inne zasoby awaryjne. Nie zawsze są potrzebne, ale gdy je uruchamiamy, wówczas wiemy, że bez nich byłoby ciężko odnaleźć się w kryzysowej sytuacji.

Plany ciągłości działania można napisać własnymi siłami, angażując do tego własnych pracowników, ale można również skorzystać z pomocy zewnętrznego konsultanta, który nie tylko pomoże napisać dokumentację, ale odpowiednio zidentyfikuje krytyczne zasoby spółki oraz podpowie rozwiązania, które powinno się wdrożyć, aby zapobiec lub zminimalizować ewentualne skutki katastrofy. Warto jest zadbać o stabilną przyszłość naszej działalności.